１．電話の特徴
まずは電話に共通するある特徴を考えて見ましょう。
電話(特に携帯電話）は低音が拾いにくいという特徴があります。さらに、当たり前ですが、相手の表情が見えないのです。ここで大事なことは、明るくハキハキと対応するということ。
対面のときとは異なるので、いつもよりも少し大きく口を開けるように心がけたほうが良いでしょう。それだけでもだいぶ違ってきます。
もう１つ、声が低い人、太い人は特に注意が必要です。自分ではわからないでしょうが、表情が見えないからには、ぶっきらぼうに聞こえます。
そんな方も含めまして必要なことは、いつもよりも１オクターブ高い応対を心がけましょう。
イメージは、あなたのお母さんです。電話がかかってきたときの「もしもし○○です」というアレです。さっきまでガミガミ言ってたのに、１オクターブ、いや２オクターブくらい上がってるでしょう？
まあ、あそこまでとは言いませんが、そんな気持ちを心掛けることにより、電話応対の印象が格段に良くなりますので、普段から練習しておきましょう。
２．結論から話すこと！
忙しいビジネスマンにとって、時間は非常に大事です。
ビジネスの世界では「報告は結論から」というのが常識となっています。とはいえ、これがなかなか難しいもので、意識して話をしないとついついダラダラと報告してしまうものです。
特に「電話は短く」というのが基本となっています。さて、学生の皆さん、電話はどのように話し始めますか？「電話のかけ方」で書いたようなお決まりの出だしが終わったあとですが。「説明会の予約の件で」とか「面接の時間確認の件で」など、一番聞きたいこと（＝結論）から切り出すことが必要です。それがつい、「来週の水曜日に説明会があると思うのですがそちらに参加したいのですがまだ席があったら予約したいのですが」となってしまうようです。
ご覧の通り「が」が多いんですね。これがダラダラと話す一番多いケースです。
３．テンポ良く話そう！
これは面接でもそうなんですが、「テンポ良く」ということを考えましょう。
「わたくし、就職活動をしております、○○と申しますが」（←これをゆっくり丁寧に）と非常にのんびり話をする方がいます。これは聞いててイライラしますし、この子は内定出ないなと思ってしまう最悪な第一印象なのです。
では、早口で話せばいいのかといえばそうでもない。これがネットで表現する難しさなのですがその中間でなければいけないのです。あえて表現するならば「ニュースキャスター」くらいがちょうど良いのでしょう。ニュースはあまり早口でもわけわからなくなりますし、ゆっくりすぎても信用できなくなります。良い例かわかりませんが、そんなスピードを心掛けることです。
心理学的には「相手のテンポに合わせる」のが一番。おおむね早口の人はセッカチなので、話が遅いとイライラしますし、ゆっくり話す人に対して早口で話すとナマイキだと思われます。
これは面接でも同じです。しかし相手がどんな人かわからない場合に参考となるアドバイスとしては、忙しいビジネスの世界においてはセッカチな人がほとんど。従って早口の方が多いというのが実感です。
ということは、やはりテンポ良く端的に話をする必要があると思います。 |
